Olá pessoal,
Hoje vamos falar sobre uma das dúvidas mais frequentes entre administradores do Microsoft 365 e usuários do SharePoint Online em ambientes com equipamentos com WIndows que é: Qual é a diferença entre “Sincronizar” ou “Adicionar atalho ao OneDrive”?
Embora ambas as opções permitam acessar documentos do SharePoint diretamente pelo Windows Explorer, elas funcionam de maneiras diferentes e possuem vantagens específicas para cada cenário.
O que é a opção “Sincronizar”?
Ao clicar em Sincronizar dentro de uma biblioteca do SharePoint, o cliente do OneDrive cria uma sincronização direta entre aquela biblioteca e o computador.
No Windows Explorer ela aparece como uma biblioteca separada da organização.
Exemplo:
EMPRESA LTDA
└── Financeiro
└── Comercial
└── RH
Essa sincronização é específica daquele computador ou seja se o usuário trocar de notebook ou utilizar outro equipamento, será necessário sincronizar novamente a biblioteca.
O que é “Adicionar atalho ao OneDrive”?
A opção Adicionar atalho ao OneDrive cria um atalho da biblioteca do SharePoint dentro do OneDrive pessoal do usuário.
No Windows Explorer a estrutura fica semelhante a:
OneDrive – EMPRESA LTDA
│
├── Documentos Pessoais
├── Financeiro
├── RH
├── Comercial
O diferencial é que esse atalho acompanha o usuário em todos os dispositivos onde ele fizer login com sua conta Microsoft 365 e ao trocar de computador, não é necessário adicionar novamente o atalho: ele reaparece automaticamente.
Os arquivos são baixados automaticamente?
Não. Os arquivos não são baixados de forma automática. Essa é uma das maiores dúvidas. As opções Sincronizar quanto Adicionar atalho ao OneDrive utilizam o recurso Files On-Demand (Arquivos Sob Demanda) do OneDrive o que significa que:
Ícone de nuvem
- O arquivo permanece somente na nuvem.
- Não ocupa espaço no disco.
- Será baixado apenas quando for aberto.
Círculo verde
- O arquivo já foi utilizado.
- Existe uma cópia local.
Círculo verde sólido
- O arquivo foi marcado como Sempre manter neste dispositivo.
- Permanecerá disponível offline.
Na prática, nenhuma das duas opções baixa toda a biblioteca automaticamente. Apenas a estrutura de pastas e os metadados são sincronizados inicialmente; os arquivos são transferidos conforme o acesso ou quando o usuário opta por mantê-los offline.
Como baixar todos os arquivos para o computador?
Caso exista necessidade de manter todo o conteúdo disponível offline, basta:
- Abrir o Windows Explorer;
- Localizar a biblioteca sincronizada;
- Clicar com o botão direito;
- Selecionar a opção: Sempre manter neste dispositivo
Dessa forma, o OneDrive iniciará o download completo dos arquivos.
Qual opção mais recomenda atualmente?
Nos últimos anos, a Microsoft passou a recomendar Adicionar atalho ao OneDrive como a opção preferencial para a maioria dos usuários.
Os principais motivos são:
- Melhor desempenho;
- Melhor escalabilidade;
- Disponibilidade automática em vários dispositivos;
- Melhor integração com o OneDrive e Microsoft Copilot;
- Menor necessidade de configurar novas máquinas.
Quando utilizar “Sincronizar”?
Apesar da recomendação da Microsoft, ainda existem cenários onde Sincronizar continua sendo a melhor escolha.
É recomendado quando:
- departamentos possuem bibliotecas compartilhadas;
- a empresa utiliza Microsoft Intune;
- há políticas de sincronização via GPO;
- existe necessidade de maior controle administrativo;
- o ambiente possui muitas bibliotecas corporativas.
Em empresas de médio e grande porte, essa abordagem facilita o gerenciamento pelos administradores de TI.
Quando utilizar “Adicionar atalho ao OneDrive”?
Essa opção costuma ser ideal para:
- usuários individuais;
- colaboradores que trabalham em vários computadores;
- notebooks corporativos;
- equipes híbridas;
- acesso frequente via dispositivos móveis.
Como o atalho acompanha a conta do usuário, a experiência passa a ser mais simples.
Conclusão
Embora Sincronizar e Adicionar atalho ao OneDrive pareçam oferecer a mesma funcionalidade, eles possuem comportamentos diferentes e atendem a necessidades distintas.
De forma resumida:
- Sincronizar cria uma conexão entre uma biblioteca do SharePoint e um computador específico.
- Adicionar atalho ao OneDrive vincula a biblioteca à conta do usuário, tornando-a disponível em todos os seus dispositivos.
Além disso, nenhuma das opções realiza o download completo dos arquivos automaticamente. O recurso Arquivos Sob Demanda (Files On-Demand) garante que apenas os arquivos acessados sejam baixados, economizando espaço em disco e largura de banda.
Para ambientes corporativos bem administrados, a escolha correta entre essas duas opções pode melhorar significativamente a experiência dos usuários e simplificar o gerenciamento do Microsoft 365.
Eu tenho participado de diversas implementações de ambientes baseados em M365 e pretendo trazer uma série de posts sobre. Espero que gostem!
Até a próxima!